Obieg dokumentów

BWR UW uprzejmie przypomina o trybie składania podpisów i obiegu dokumentów obowiązującym w przypadku aplikowania o projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych, w tym funduszy strukturalnych, a także ofert składanych w ramach postępowań o zamówienie publiczne (prace zlecone).

Niedotrzymanie trybu może skutkować brakiem możliwości zweryfikowania dokumentacji przez pracowników Biura, a także brakiem możliwości uzyskania podpisu władz rektorskich.

1. Zamiar aplikowania w konkursie/przetargu należy zgłosić do Biura ds. Wspomagania Rozwoju UW. W przypadku naborów konkursowych (wnioski o dofinansowanie projektów) dokumenty aplikacyjne są składane do BWR UW co najmniej 14 dni przed upływem terminu składania wniosków, nie dotyczy projektów wymagających wyboru Partnera – patrz: Procedura wyboru Partnera. Z uwagi na specyfikę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wydział/jednostka organizacyjna UW są zobowiązane do jak najszybszego przekazania informacji o zamiarze udziału w przetargu. 
2. Na podstawie zgłoszenia pracownicy Biura weryfikują wytyczne oraz zasady konkursu/postępowania, wskazując konieczne do dopełnienia formalności, ograniczenia wynikające z dokumentacji, a także ryzyka związane z realizacją danej inicjatywy.
3. W przypadku postępowania przetargowego wydział lub inna jednostka organizacyjna UW jest zobowiązany do złożenia za pośrednictwem BWR UW pisma do Rektora UW (wzór) z prośbą o udzielenie zgody na udział jednostki w postępowaniu. Pismo podpisuje dziekan/kierownik jednostki organizacyjnej UW. Wraz z pismem należy przedłożyć oświadczenie o posiadanych środkach (wzór) a w sytuacji wysokich kar oświadczenie posiadające stosowna adnotację (wzór). Oświadczenie poza dziekanem/kierownikiem jednostki organizacyjnej podpisuje pełnomocnik kwestora.
4. Dokumenty aplikacyjne (wnioski wraz z wymaganymi załącznikami merytorycznymi, a w przypadku finansowych po uzgodnieniu z sekcją finansową jednostki)/ofertę przetargową wraz z wymaganymi załącznikami (z zastrzeżeniem dla dokumentów finansowych, jak powyżej) należy przekazać do BWR UW w celu sprawdzenia pod względem formalnym.
5. Dokumenty do podpisu władz rektorskich są kierowane na podstawie egzemplarzy wewnętrznych, tj. zawierających kontrasygnatę władz wydziału/jednostki organizacyjnej UW.
6. Należy pamiętać, że w przypadku braku płynności finansowej projektu lub konieczności prefinansowania środków, odpowiedzialność finansową ponosi wydział/jednostka organizacyjna UW.